Tässä katsauksessa käsitellään sairaanhoitopiirin laadun, tehokkuuden ja hoitotulosten parantamista analyysitoimintoja sisältävän toiminnanohjausjärjestelmän avulla. (Lataa katsauksen PDF-tiedosto tästä).

Mistä on kyse?

Terveydenhoitojärjestelmät ovat yksilöllisiä, mutta niillä on samanlaisia haasteita globaalisti. Resurssit eivät kasva samassa suhteessa kuin tarve tuottaa lisää palveluita kasvaa väestörakenteen muuttuessa aiempaa voimallisemmin. Yli 90 prosentin resurssien käyttöasteesta ja kuormituksesta on tullut uusi normaalitila, ja tarve kasvaa koko ajan. Lisäksi monissa maissa kansanterveystyö on vielä alkuvaiheessa ja uuteen akuuttihoidon kapasiteettiin ei juuri investoida. Näin ollen suuret palveluntarjoajat kaikkialla maailmassa toimivat ennätyksellisen suuren kuormituksen ja käyttöasteen paineessa.

Haaste

Näissä olosuhteissa on entistä vaikeampaa tarjota potilaille oikeaa hoitoa oikeaan aikaan, tehokkaasti ja laadukkaasti. Miten kohdentaa henkilöstö oikein potilaiden hoitotarve ja käytössä olevat resurssit huomioiden yksikössä, toimialalla, koko sairaalassa ja edelleen koko sairaanhoitopiirissä? Tilanteesta seuraa monenlaisia ongelmia: henkilöstö uupuu ja hoitoprosesseissa sekä potilaiden hoitopoluissa on haasteita, jotka näkyvät mm. potilassiirtojen viivästymisenä tai peruuntumisina, tehohoitopotilaiden jäämisenä heräämöön ja päivystykseen hoidollista tarvetta pidemmäksi ajaksi sekä tarpeettomana hoitojaksojen pitkittymisenä.

Näiden ongelmien ratkaisemiseksi monet palveluntarjoajat ovat hankkineet erilaisia järjestelmiä: työn tehostamisjärjestelmiä, sähköisiä potilaskertomusjärjestelmiä, sähköisiä potilaspaikkajärjestelmiä, työnkulkuohjelmia ja reaaliaikaisia paikannusjärjestelmiä eli RTLS-järjestelmiä. Ne ovat tärkeitä, mutta eivät riitä ”uuden normaalin” hallintaan, kun osaston rutiinikuormitus tulee vielä 90 prosentin kuormituksen päälle. IT-järjestelmien ja laitteiden tuottamaa valtavaa tietomäärää ei myöskään hyödynnetä reaaliaikaisesti.

Kokonaisuudesta puuttuu solmukohta ja keskus, jolla olisi hallussaan tarvittavat tiedot, oikeudet ja välineet pullonkaulojen, viiveiden ja riskien ennakointia, tunnistamista ja purkamista varten.

Miten Command Center -toiminnanohjausjärjestelmä voi auttaa näiden haasteiden ratkaisemisessa?

Command Center -toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa ennakoivan päätöksenteon niin päivittäisessä arjessa ammattilaiset ja asiantuntijat voivat huomata ja vähentää riskejä reaaliaikaisesti sekä tunnistaa juurisyitä ja mahdollisuuksia tuottavuuden parantamiseksi. Toiminnanohjausjärjestelmällä on monia tehtäviä, joiden mittakaava on joustava eli toteutusmalli perustuu asiakkaan tarpeisiin ja täydentää muita käytössä olevia järjestelmiä ja tehostamistapoja. kuin jatkuvan toiminnan parantamisen näkökulmasta. Sen avulla eri terveydenhuollon

Command Center -toiminnanohjausjärjestelmä tuottaa lisäarvoa:

tukemalla hoitotiimejä päivittäisessä kliinisessä työssä
mahdollistamalla ennakoivan päätöksenteon, ennakoivan suunnittelun ja toiminnan
luomalla vankan perustan oppimiselle ja jatkuvalle kehitykselle, rakentamalla toimintakulttuuria
tarjoamalla laajaa kokonaisuutta, jolla voidaan hallita monimutkaista hoitotyötä mm. minimoimailla hoitoviiveitä, parantamalla potilaiden läpimenoa / keskeytymätöntä potilasvirtaa, synkronoida eri toimintojen aikatauluja, seurata ja arvioida ennakoiden potilaan terveydentilan heikkenemistä, potilasturvallisuutta, sähköistä tehohoitojärjestelmää, virtuaalista hoitoa.

Monet vanhoja siirtokeskuksia, vuodepaikkojen hallintakeskuksia ja resurssikeskuksia käyttäneet suuret sairaalat / palveluntarjoajat ovat siirtyneet käyttämään omiin tarpeisiinsa räätälöityjä Command Center - toiminanohjausjärjestelmiä niiden olennaisten etujen takia.

on monikäyttöinen ja räätälöitävissä asiakkaan tarpeisiin
suoriutuu potilastietojen hallinnasta hoitojakson alusta loppuun
huomioi ja sisältää asiakkaan määrittelemät prosessit ja mittarit potilasturvallisuuden ja -kokemuksen johtamiseen, ei ainoastaan vuodepaikkojen hallintaa tai siirtoja
sisältää asiakkaan laatustandardien mukaisen hoitoprosessien hallinnan ja hoidon toteutuksen tueksi tarvittavan informaation, ei pelkästään aputoimia ja kuljetuksia
sisältää ennakoivia ja ohjailevia päätöksenteon työkaluja, ei pelkästään IT-järjestelmien koontinäyttöjä.

Miten Command Center -toiminnanohjausjärjestelmä toimii käytännössä

Johns Hopkinsin sairaala avasi helmikuussa vuonna 2016 Judy Reitz Command Center -keskuksen (JRCC), joka oli ensimmäinen laatuaan maailmassa. GE suunnitteli, otti käyttöön ja käynnisti JRCC:n osana muutosohjelmaa, jolla voitiin selkeästi pienentää tehohoitopotilaiden heräämöön ja päivystykseen jäämisen sekä potilassiirtojen peruuntumisten määrää, vaikka sairaalan kapasiteetin käyttöaste oli enimmäkseen yli 95.

Humber River Hospital avasi HRCC-ohjauskeskuksen marraskuussa 2017. GE suunnitteli, otti käyttöön ja käynnisti HRCC:n osana muutosohjelmaa, jonka tavoitteena on vähentää kustannuksia, tehostaa toimintaa sekä parantaa käytettävyyttä ja hoidon laatua.

Toimintamallista saatu kokemus osoittaa, että terveydenhoidon ohjauskeskuksilla voi olla merkittävä vaikutus tehokkuusohjelman olennaisena osana. Reaaliaikaisen toiminnan lisäksi JRCC on näyttänyt kyntensä kokonaistehokkuuden edistäjänä.

GE Healthcaren ratkaisumalli; lähtökohtana asiakkaan tavoitteet ja haasteet

Command Center -toiminnanohjausjärjestelmän lähtökohtana on asiakkaan tavoitteet, strategia, haasteet ja olemassa oleva toimintakulttuuri ja -prosessit sekä tietojärjestelmäinfrastruktuuri. Usein kyseessä on merkittävä muutostilanne/tarve asiakkaan toiminnasssa (investointihanke sairaalainfrastruktuuriin tai tarve parantaa tuottavuutta tai luoda potilaskeskeisempi toimintakulttuuri).

Toiminnanohjausjärjestelmät ja -ohjauskeskukset ovat yleensä muutosohjelmien olennaisia osia. Muutos käynnistyy ratkaisun löytämisestä ja jatkuu sitten kahdessa työnkulussa: ensin prosesseja hiotaan ja järjestelmää uudistetaan digitaalisen kaksosen (Digital Twin) avulla, ja toisessa vaiheessa toiminnanohjausjärjestelmä ja -ohjauskeskus suunnitellaan reaaliaikaista jatkuvaa optimointia varten.

GE:n sovellukset tukevat toiminnanohjauskeskuksen työntekijöitä toiminnassa ja päätöksenteossa. Ne pohjautuvat sähköisen potilaskertomusjärjestelmän ulkoiseen koko järjestelmän laajuiseen tietomalliin. Tavallisessa ohjauskeskuksessa on 10–20 sovellusta, jotka lähettävät tietovirtaa ohjauskeskuksen sisällä ja sairaalan työntekijöille älypuhelimien, tietokoneiden, tablettien ja muiden laitteiden kautta.

Toiminnanohjausjärjestelmän suunnittelu alkaa ongelmien selkeyttämisellä. Sen jälkeen GE:n tiimi avustaa asiakkaita taustasuunnittelussa, jossa määritellään tarvittavat toimintaedellytykset asiakkaan tavoitteisiin pääsemiseksi. Niissä voidaan ottaa huomioon asiakkaiden tarpeiden mukaan eri asioita, esimerkiksi sairaaloiden eri toiminnot, henkilöstö, sijainti ja pohjapiirros, lähdejärjestelmät, toiminnat, analytiikka ja pidemmän aikavälin toteutussuunnitelma.

Suunnitelman hyväksymisen jälkeen yksi mahdollinen tapa edetä on yhteistyössä asiakkaan valitseman arkkitehdin kanssa jo tilojen määritys- ja rakennusvaiheessa, mutta Command Center-toiminnanohjausjärjestelmä voidaan ottaa osaksi muutosohjelmaa sujuvasti myös asiakkaan rakennus-/muutoshankkeen myöhemmässä vaiheessa, esim. siirryttäessä aiempaa potilaskeskeisempään ja uutta teknologiaa voimallisemmin hyödyntävään toimintakulttuuriin. Osana käyttöönottoa GE tekee tiivistä yhteistyötä asiakkaan kaikkien henkilöstöryhmien kanssa ohjauskeskuksen toimintamallin omaksumista, toiminnan suunnittelua, harjoittelua, käynnistämistä ja tehokasta käyttöä varten. GE Healthcare huolehtii koko ohjelmasta aivan alkuvaiheesta kestäviin tuloksiin asti.

Command Fig1.png

Esimerkki tuloksista

Johns Hopkinsissa toteutettu ohjelma paransi selvästi ja pysyvästi tärkeitä osa-alueita, joita olivat esimerkiksi:

Potilaiden siirrot muista sairaaloista – Johns Hopkinsissa saatiin 60 prosentin parannus vaikeahoitoisten potilaiden siirtomahdollisuuksiin muista sairaaloista.
Ambulanssien lähetys – Johns Hopkinsin ensihoitotiimi lähetetään nyt 63 minuuttia aikaisemmin hakemaan muualta kuin sairaaloista tulevia potilaita.
Ensiapupoliklinikka – kun potilas on päätetty siirtää osastolle ensiapupoliklinikalta, vuodepaikka saadaan 30 prosenttia nopeammin. Potilaat siirretään 26 prosenttia nopeammin vuodepaikan varaamisen jälkeen.
Leikkaussali – toimenpiteiden jälkeiset siirtoviiveet leikkaussalista ovat lyhentyneet 70 prosenttia.
Potilaiden kotiuttaminen – 21 prosenttia enemmän potilaita kotiutetaan ennen puoltapäivää edelliseen vuoteen verrattuna.

Mitä seuraavaksi?

Muiden toiminnanohjauskeskusten lailla JRCC-keskusta laajennetaan potilaiden, omaisten ja hoitajien uusien tarpeiden mukaan. Järjestelmää on jo laajennettu keskittymällä potilaiden läpimenoajan parantamiseen, ja tiimi aikoo kehittää hoitotuloksia ja kustannuspuolta lisää.

Ero entiseen?

Tässä esitetyt toiminnanohjauskeskukset eroavat monista nykyisistä siirtokeskuksista, vuodepaikkojen hallintakeskuksista ja resurssikeskuksista. Suuret palveluntarjoajat hankkivat jo vanhojen pienempien keskusten tilalle toiminnanohjauskeskuksia. Näillä uusilla keskuksilla on monia tehtäviä ja niiden mittakaava on joustava. Ne suoriutuvat potilastietojen hallinnasta hoitojakson alusta loppuun. Ne käsittelevät potilasturvallisuutta ja -kokemusta, eivät pelkästään vuodepaikkojen hallintaa tai siirtoja. Ne sisältävät hoidon hallinnan ja strategian, eivät pelkästään avustavia tehtäviä ja kuljetuksia. Ne sisältävät ennakoivia ja ohjailevia päätöksenteon työkaluja, eivät pelkästään IT-järjestelmien koontinäyttöjä.

Command Fig2.png